Działając na podstawie wyżej wymienionych aktów prawnych konkurs obejmuje realizację zadania zawartego w Programie współpracy Gminy Nowa Dęba z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2011 w OBSZARZE 2, zadanie a - organizacja wypoczynku dla dzieci i młodzieży z rodzin wymagających pomocy (wypoczynek wakacyjny)

Kwota - 35 000 zł (słownie: trzydzieści pięć tysięcy złotych).
Metody realizacji:
• wypoczynek poza miejscem zamieszkania - minimum 7 dni wypoczynku,
• wypoczynek w miejscu zamieszkania (półkolonia) – minimum 10 dni zorganizowanych zajęć
• preferowani uczestnicy ze wskazania Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej


Termin realizacji zadań - realizacja projektów powinna rozpocząć się po 27 czerwca 2011 r. i trwać nie dłużej niż do 31 sierpnia 2011 r.

Termin składania wniosków do 01 czerwca 2011 r.

Termin rozstrzygnięcia konkursu do 20 czerwca 2011 r.

1. Tryb składania ofert:
1) Oferty należy składać w zamkniętej kopercie w Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta i Gminy Nowa Dęba, I piętro, pok.102. Decyduje data wpływu do kancelarii UMiG.
2) Załącznikiem do niniejszego ogłoszenia są szczegółowe wytyczne. Po zapoznaniu się i zaakceptowaniu warunków, oferent potwierdza własnym podpisem chęć ich stosowania w trakcie realizacji zadania.
3) Poszczególne podmioty mogą złożyć tylko jedną ofertę na dane zadanie.
4) Ofertę konkursową na realizację wyżej wymienionych zadań należy złożyć na druku ofertowym, pod rygorem nieważności.
5) W przypadku składania przez oferenta więcej niż jednej oferty, każda z ofert powinna zostać złożona w osobnej kopercie z kompletem wymaganych załączników.
6) Oferta będzie oceniana pod względem spełnienia wymogów formalnych i merytorycznych.
7) Oferta nie spełniająca wymagań podlega odrzuceniu, o czym Burmistrz zawiadamia pisemnie wnioskodawcę.
8) Z wnioskodawcą, Burmistrz (albo osoba przez niego upoważniona) może prowadzić negocjacje zamknięte w zakresie dotyczącym:
a) zmiany terminu i harmonogramu realizacji zadania wynikającego ze złożonej oferty,
b) zmniejszenia łącznej kwoty zaproponowanej w kosztorysie oferty do dofinansowania dotacją z budżetu Gminy,
c) przesunięć (odpowiednio zwiększeń i zmniejszeń) między pozycjami kosztorysu proponowanymi do finansowania dotacją z budżetu Gminy,
d) zmniejszenia, albo wykluczenia finansowania określonej pozycji kosztorysu dotacją z budżetu Gminy,
9) Negocjacje są protokołowane i stanowią dokumentację otwartego konkursu ofert.
10) Oferta zmieniona przez wnioskodawcę w wyniku negocjacji jest traktowana jako oferta ostateczna, z zastrzeżeniem ofert nie spełniających wymagań. Za oferty ostateczne uznaje się również złożone w terminie oferty wykonawców, którzy ich nie zmienili w wyniku negocjacji.

2. Oferta musi spełniać wymogi formalne:
1) Oferta została złożona terminowo, w odpowiednim miejscu i formie.
2) Koperta opatrzona jest dopiskiem tytułu i numeru zadania publicznego oraz pieczęcią stowarzyszenia / jednostki organizacyjnej,
3) Oferta jest wypełniona prawidłowo (wypełnione wszystkie rubryki + opis budżetu, zapis „niepotrzebne” skreślony),
4) Oferta jest opatrzona we właściwych punktach podpisami osób prawnie upoważnionych oraz pieczęciami oferenta,
5) Zadania zlecane są w formie wspieranej, należy wykazać minimum 10% wkładu własnego (finansowego lub / i usługowo - rzeczowego),
6) Do oferty należy dołączyć załączniki:
a) aktualny odpis z rejestru, potwierdzony za zgodność ze stanem faktycznym oryginalnymi podpisami osób statutowo do tego upoważnionych, w przypadku klubów sportowych również uchwała o powołaniu Zarządu klubu,
b) sprawozdanie merytoryczne i finansowe za ostatni rok (dla organizacji działających powyżej jednego roku), w przypadku parafii – sprawozdanie dotyczące organizacji czasu wolnego dzieci i młodzieży,
c) statut potwierdzony za zgodność ze stanem faktycznym, oryginalnymi podpisami osób statutowo do tego upoważnionych,
d) karta kwalifikacyjna obiektu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełnić organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania. (Dz. U. z 1997 r. nr 12, poz. 67 z późn. zm.),
e) opis placówki i obiektu (wzór w załączeniu), nie wymagany w przypadku wypoczynku w miejscu zamieszkania,
f) wykaz kadry (wzór w załączeniu),
g) kserokopie dokumentów potwierdzające kwalifikacje kadry,
h) program wychowawczo-profilaktyczny kolonii/obozu,
i) deklaracja o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania,
j) w przypadku oferty wspólnej komplet dokumentów organizacji biorącej udział w realizacji zadania,
k) oświadczenie o zapoznaniu się z wytycznymi realizacji zadania,
l) deklaracja organizacji/wolontariuszy o chęci przystąpienia do realizacji zadania,
m) dokładny harmonogram zajęć (min. 10 dni) w przypadku wypoczynku w miejscu zamieszkania.

3. Oferty nie spełniające wymogów formalnych nie będą rozpatrywane pod względem merytorycznym.

4. Kryteria merytoryczne oferty:
1) Jakość przygotowanego projektu:
a) zrozumiałość i przejrzystość,
b) kwalifikacje osób realizujących działania,
c) kompletność opisu działań,
d) mierzalność efektów,
e) rezultaty i spodziewane efekty realizacji zadania,
f) ocena przedstawionej kalkulacji kosztów realizacji zadania w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania,
g) maksymalna efektywność wykorzystania środków,
2) Realizacja zadań własnych Gminy w latach poprzednich (o ile organizacja brała udział),
3) Pozyskanie dodatkowych funduszy i własne zaangażowanie w realizację zadania,
4) Możliwość realizacji zadania przez organizację,
5) Grupa adresatów i ich liczba.


5. Dotacje nie będą udzielane na:
1) Remonty.
2) Zadania i zakupy inwestycyjne.
3) Zakup lokali, budynków, gruntów.
4) Pokrycie deficytu przedsięwzięć zrealizowanych w latach poprzednich.
5) Udzielanie pomocy osobom fizycznym i prawnym.
6) Wyjazdy zagraniczne.
7) Działalność gospodarczą podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego.
8) Działalność polityczną, wyznaniową itp.
9) Podróże służbowe i inne wyjazdy kadry, nie związane bezpośrednio z realizacją projektu.

6. Koszty kwalifikowane:
W ramach dotacji pokryte mogą być tylko koszty kwalifikowane. Aby koszty mogły być uznane za kwalifikowane:
• muszą stanowić koszty rzeczywiście niezbędne do zrealizowania projektu (przede wszystkim koszty transportu, zakwaterowania, wyżywienia, biletów wstępu/przejazdu (przewodnik), związanych z prowadzeniem zajęć edukacyjnych i sportowych).
• muszą być udokumentowane w sposób umożliwiający ocenę realizacji projektu pod względem rzeczowym i finansowym.

7. Informacja dotycząca środków przeznaczonych na powyższe zadania z zakresu ochrona zdrowia - przeciwdziałanie alkoholizmowi z roku 2010:
Kwota przyznana w roku 2010 r. na realizację wypoczynku letniego dla dzieci i młodzieży z rodzin niewydolnych wychowawczo, rodzin wielodzietnych, zagrożonych patologiami wyniosła 28 200 zł (słownie: dwadzieścia osiem tysięcy dwieście złotych)

8. Informacje dodatkowe
1) Informacje dotyczące konkursu można uzyskać w Urzędzie Miasta i Gminy Nowa Dęba, I piętro, pok. 113, tel. 846 26 71 w. 113, osoba odpowiedzialna - Mieczysław Nalepa.
2) Formularze ofert dostępne są w Urzędzie Miasta i Gminy Nowa Dęba, pok. 113 oraz na stronie internetowej: www.nowadeba.pl oraz BIP.
3) Decyzję o wyborze ofert, które uzyskają dotację, o wysokości dotacji oraz o wyznaczonych do sprawowania kontroli merytorycznej i finansowej nad realizacją zadań publicznych komórkach Urzędu Miasta i Gminy Nowa Dęba oraz gminnych jednostkach organizacyjnych podejmuje Burmistrz Miasta i Gminy Nowa Dęba w formie zarządzenia, po zasięgnięciu opinii Komisji Konkursowej, zgodnie z Programem Współpracy Gminy Nowa Dęba z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na 2011 rok.
4) Wykaz podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego, zleconych zadań, na które przyznano dotacje i kwot przyznanych na realizację tych zadań zostanie opublikowany na stronach internetowych gminy oraz zostanie wywieszony na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta i Gminy.

UWAGI
1) Zadanie wspierane – zadanie realizowane przy udziale minimum 10% wkładu własnego (finansowego lub / i usługowo - rzeczowego),
2) Do sprawozdań bezwzględnie należy dołączyć opisane kserokopie dokumentów potwierdzających zakup towarów lub usług (faktury wraz z dowodem zapłaty, np. przelewu, umowy zlecenia, listy płac itp.) pokrytych z dotacji.
3) Adresatami zadań są mieszkańcy miasta i gminy Nowa Dęba,
4) Wszystkie zadania objęte konkursem realizowane są w ramach Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych – w ofercie muszą zostać wskazane działania związane z profilaktyką uzależnień.






1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie z celem, na jaki je uzyskał i na warunkach określonych umową. Dotyczy to także ewentualnych przychodów uzyskanych przy realizacji umowy, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości dotacji oraz odsetek bankowych od przekazanych przez Zleceniodawcę środków, które należy wykazać, i wykorzystać wyłącznie na wykonanie zadania.
2. Zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
3. Zleceniobiorca, realizując zlecone zadanie, zobowiązuje się do informowania w wydawanych przez siebie, w ramach zadania, publikacjach, swoich materiałach informacyjnych, plakatach, poprzez media, na swojej stronie internetowej, jak również stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji tablicę, baner oraz przez ustną informację kierowaną do odbiorców, o fakcie dofinansowania realizacji zadania przez gminę.
4. Zleceniobiorca, realizując zlecone zadanie, zobowiązuje się do przekazywania dodatkowej informacji wraz ze sprawozdaniem końcowym wyznaczonemu koordynatorowi bieżących informacji, materiałów lub artykułów celem umieszczania na stronie internetowej urzędu oraz w gazecie samorządowej „Nasze sprawy” o realizowanym zadaniu wspieranym przez gminę.
5. Koszty wynagrodzeń nie mogą przekroczyć 60% wnioskowanej kwoty dotacji.
6. Koszty związane z wyjazdami uczestników zadania mogą być rozliczane:
a) na podstawie faktur wystawionych przez przewoźnika, z którym została zawarta stosowna umowa,
b) delegacją służbową na podstawie załączonych biletów PKS lub PKP,
c) delegacją służbową na samochód prywatny użyty do celów służbowych, kwotą w wysokości maksymalnie 0,50 zł/km.
7. Zwracane są jedynie koszty transportu, koszty ryczałtu i diet pozostają po stronie beneficjenta.
8. Usługi hotelowe i wyżywienie uczestników projektu będą rozliczane na podstawie faktur.
9. Beneficjenci ostateczni (za wyjątkiem ogólnodostępnych imprez kulturalnych, sportowych itp.) muszą w 100% stanowić mieszkańców naszej gminy, zameldowanych na jej terenie.
10. Środki przyznanej dotacji będą przekazywane zgodnie z zawartą umową w sprawie realizacji zadania publicznego.
11. Potrzeby związane z doszkalaniem kadry muszą być wyspecyfikowane w ofercie z zaznaczeniem rodzaju szkolenia.
12. Zleceniobiorca musi bezwzględnie poinformować na 14 dni przed planowaną imprezą wyznaczonego koordynatora o tym fakcie.
13. Brak dopełnienia któregoś z punktów Wytycznych może skutkować nie uznaniem kosztów jako kwalifikowalnych w części lub całości.
14. Dopuszcza się przesunięcia środków, powyżej 10% wskazanych w umowie między poszczególnymi pozycjami kosztorysu, na podstawie aneksu do umowy sporządzonego na podstawie pisemnego wniosku zleceniobiorcy, zaakceptowanego przez zleceniodawcę.